Guía de configuración Cloudbeds

El premiado software de gestión hotelera de Cloudbeds basado en la nube combina a la perfección soluciones para la recepción, revenue management, adquisición de huéspedes e interacciones con huéspedes en un sistema unificado y mejorado por un Marketplace de integraciones de terceros. 

Desde la recepción hasta las tareas administrativas, Cloudbeds te permite gestionar tu propiedad en una plataforma unificada. Cloudbeds no es sólo un sistema de gestión de propiedades hoteleras, sino una solución que abarca todo lo que necesitas para realizar las operaciones diarias de tu hotel y que aporta la funcionalidad de una solución de gestión de propiedades, como sistema de reservas y gestión de perfiles de huéspedes. Además, te ofrece una visión inigualable de tu negocio con informes y análisis basados en los datos de tus huéspedes.

¿Cuánto cuesta el uso de Cloudbeds? 

Cloudbeds ofrece precios diferenciados a hoteles independientes, propiedades y alquileres de corto plazo de todo tamaño y presupuesto. Para solicitar más información al respecto: https://www.cloudbeds.com/es/request-a-demo/ 

Configuración inicial (Conectar Cloudbeds y Soft Restaurant®) 

Para iniciar la configuración de Cloudbeds, realice los siguientes pasos: 

1. Ingrese a Soft Restaurant® 10 o superior. 

2. Desde la pantalla inicial, inicie el Marketplace usando el botón ubicado en la parte inferior izquierda (ver imagen). 

3. Inicie sesión usando su cuenta de National Soft (La misma que ha usado para registrar el sistema), o si lo desea cree una nueva cuenta. 

4. Seleccione la aplicación “Cloudbeds” en el apartado “Sistema de hoteles o PMS”. 

5. Presione el botón “Configurar” para iniciar el proceso de vinculación de su cuenta de Cloudbeds con Soft Restaurant®. 

6. Ingrese el correo electrónico de su cuenta de Cloudbeds y presione “Siguiente”.

7. Verifique su correo electrónico y proporcione su contraseña, posteriormente presione “Sign In” para continuar. 

8. Ingrese el código de verificación de autenticación de 2 factores de acuerdo al proveedor configurado en su cuenta y presione “Verify”. 

9. Después de realizar los pasos anteriormente descritos, aparecerá la siguiente pantalla confirmando que Cloudbeds ha sido conectada correctamente a Soft Restaurant®. 

Configuración Soft Restaurant®

Una vez iniciado Soft Restaurant®, ingresar al menú a Configuración General -> Cloudbeds – Soft Restaurant® y marcar la opción “Usar Cloudbeds para realizar cargos a habitación”.

• Hotel (Propiedad). Propiedad de Cloudbeds a la que se conectará el sistema para consultar las habitaciones y realizar los cargos correspondientes, es importante que elija la propiedad correcta, ya que de lo contrario las habitaciones que se desea consultar podrían no existir.
• Concepto para cargo por consumo. Esta opción sirve para especificar un concepto que es enviado cuando la cuenta es pagada con la forma de pago como cargo a la habitación.
  • Código. Identificador del producto que se usará para generar los cargos a habitación por consumo en el restaurante.
  • Nombre. Nombre o descripción del producto que se mostrará al generar los cargos a habitación por consumo en el restaurante. Únicamente se toma en cuenta para el primer registro, posteriormente será necesario modificarlo desde el panel de Cloudbeds.
• Concepto para cargo por propina. Esta opción sirve para especificar un concepto que es enviado cuando la cuenta es pagada incluyendo propina con la forma de pago como cargo a la habitación.
  • Código. Identificador del producto que se usará para generar los cargos a habitación por concepto de propina.
  • Nombre. Nombre o descripción del producto que se mostrará al generar los cargos a habitación por concepto de propina. Únicamente se toma en cuenta para el primer registro, posteriormente será necesario modificarlo desde el panel de Cloudbeds.

Nota: Considere que al realizar el pago de una cuenta con productos que incluyan impuestos, el sistema enviará el nombre del impuesto 1 configurado en el apartado “Impuestos”.

Configurar forma de pago

1. Acceder al punto de venta administrativo Soft Restaurant® e ingresar al menú Configuración -> Formas de pago.
2. Verificar que exista una forma de pago con el tipo “OTROS” y el subtipo “ENLACE HOTEL”, en caso contrario, crear una nueva forma de pago de la siguiente manera:
   • 2.1 Seleccionar tipo: OTROS.
   • 2.2 Seleccionar subtipo: ENLACE HOTEL.

Esta función permite especificar la forma de pago con la cual se activará el consumo del servicio para enviarse al PMS.

Es muy importante especificar el SUBTIPO a “ENLACE HOTEL”, ya que este valor y en conjunto con el registro del módulo, permitirá activar la integración y activar el envío del cargo a través del servicio de Cloudbeds.

Considerar así mismo especificar en la descripción un texto adecuado que sirva a los recepcionistas indicar que es del tipo de cargo, por ejemplo “Cargo al huésped a través del PMS”

Realizar cargo a habitación

El momento en el cual se envían los cargos a la habitación, es al momento de finalizar el proceso de venta y se especifica la forma de pago con la cual se saldará dicha cuenta.

Soft Restaurant® identificará la forma de pago que haya configurado del tipo “Enlace hotel” y solicitará el número de habitación al que se desea enviar el cargo. En caso de que la habitación no se encuentre o se encuentre desocupada, no será posible realizar el cargo.

Después de ingresar un número de habitación válido, presione “Aceptar” para realizar la conexión al servicio de Cloudbeds y enviar el cargo a la habitación especificada, en caso de resultar exitosa, el sistema cerrará la cuenta y la marcará como pagada. Esta cuenta se puede saldar ya sea totalmente o de manera parcial, en caso de que el huésped por ejemplo desee saldar una cuenta con cargo y efectivo o tarjeta de crédito u otra forma de pago configurada.

Después de realizar un cargo, podrá verificarlo desde el panel de Cloudbeds. En este caso podemos observar que se generaron 3 cargos, uno correspondiente al total pagado sin impuestos, uno más correspondiente a los impuestos y uno más relacionado al importe de la propina.

Cancelar cargo a habitación

Si por algún motivo es necesario realizar una cancelación del cargo a habitación, es necesario acceder a la consulta de las cuentas pagadas. El objetivo es no dejar la información inconsistente en el cual un cargo se cancele en Cloudbeds y dicho cargo permanezca en SoftResturant® con lo cual los saldos entre ambos sistemas no cuadren.

Para esto, ingrese al apartado “Consultar cuentas” (Menú Consultas -> Consultar cuentas) y localice la cuenta que contiene el cargo que desea cancelar.

Presione el botón “Cancelar Folio” y confirme que desea cancelar la cuenta seleccionada. Espere unos momentos mientras el sistema realiza la conexión a Cloudbeds y genera la cancelación del movimiento. Al finalizar, la cuenta de Soft Restaurant® será cancelada y los movimientos relacionados al cargo a habitación serán eliminados.